5 innovative Methoden, um PDF ins Unternehmen zu integrieren

Die Beliebtheit von PDF Bearbeitungssoftware steigt stetig. Mehr als 80% von Unternehmen und Organisationen weltweit benutzen PDF als Standard Format für ihre Dokumente: und das mit gutem Grund.Die International Organization of Standardization (ISO) selbst ist einer der Grüde dafür. In einem IOS Bericht wurden mehrere Faktoren aufgezeichnet, aufgrunddessen PDF als Standardformat für geschäftliche Dokumente benutzt wird. Dies liegt hauptsächlich daran, dass PDF mit mehreren Plattformen kompatibel ist.PDF sind nicht nur allgegenwärtig sondern das einfachste zu bedienende Dateiformat. Egal ob Sie ein kostenloses oder premium Programm benutzen, um Ihre PDF Dateien zu verwalten, kann dies Ihre Arbeit um einiges vereinfachen. Es kann also so Ihre Produktivität und Effizienz steigern. Es ist also nicht überraschend, dass PDF eine der Technologien ist, die kleine Unternehmen verändern.Wenn Sie also PDF in Ihre Geschäftsabläufe integrieren möchten, bieten wir hier fünf Möglichkeiten, um das Potenzial zu maximieren und hohe Renditen für Ihre Investition zu erzielen.

In Ihr Dokumentenmanagementsystem integrieren

Die meisten Dokumentenmanagementsysteme benutzen PDF Tools, die es Nutzern erlauben PDF Dateien zu erstellen, bearbeiten und zu teilen. Wenn Sie sich momentan auf ein Dokumentenmanagementsystem verlassen, der dieses nicht zulässt, sollten Sie auf jeden Fall die beiden Systeme integrieren.Die Vorteiele das dies für Unternehmen bietet sollten nicht unterschätzt werden. So kann man schnell Dokumente erstellen, eine einheitliche Version von Verträgen haben und problemlos mit Kollegen kommunizieren. Es ist also unheimlich wichtig für Sie und Ihr Team PDF in Ihr Dokumentenmanagementsystem zu integrieren.Wenn Sie sich keine Premium PDF Software leisten können, können Sie such voll auf kostenlose Services verlassen. Probieren Sie diese auf jeden Fall zuerst auf, bevor Sie sich für eins entscheiden.

Speichern und sichern Sie Ihre Dokumente online

Mit der Verbreitung von Cloud Speicher werden Ordner und Aktenschränke immer unbeliebter und ein Ding der Vergangenheit. Diese nehmen nicht nur viel zu viel Raum im Büro ein, sondern sind auch unhandlich und beschützen Ihre Dokumente nicht ausreichend. Wenn Sie sich auf einen Cloud Speicher verlassen, ist das Wiederfinden von Dokumenten einfacher als jemals zuvor. Sie müssen Ihre Ordner nicht einzeln durchkämmen, sodnern können sich auf die Suchmaschine verlassen.Online PDF Bearbeiter bieten oftmals sicheren Cloud Speicher für die Dokumente. So ist es sehr einfach, die Dateien zu verwalten und zu organisiereren. Zum Beispiel lassen sich die Ordner alphabetisch, chronologisch oder nach Thema organisieren und so einfach wiederfinden. Da Ihre Dateien dann in der Cloud gespeichert sind, können Sie diese immer und überall und von jedem internetfähigen Gerät aufrufen, wie es Ihnen beliebt.Die Datien werden vom PDF Bearbeiter automatisch verschlüsselt, sodass Ihr Datenschutz gewährt ist. Zudem verhindert das den Zugriff von unberechtigten Personen. Sie können Ihre Datei auch zusätzlich mit einem Passwort beschützen, sodass nur die Personen, die Sie bestimmen, darauf zugreifen können.

Mit anderen teilen

Wenn sie oftmals Dokumente mit anderen teilen, ist es sher mühsam diese Dateien persönlich zu übermitteln – elektronische Versendung ist viel einfacher und kostengünstiger. Zudem sparen Sie so unheimlich viel Zeit und sind nicht darauf angewiesen, sicherzustellen ob der Empfänger im Büro ist, um die Dokumente entgegen zu nehmen.Mit einem PDF Bearbeiter können Sie Ihre Dokumente also nicht nur erstellen, sondern auch sofort mit anderen teilen. Mit nur wenigen Klicks erhalten Ihre Kollegen, Kunden, Manager usw. ihre Verträge, Rechnungen oder Kontoauszüge auf dem Handy, per Email oder im Cloud Speicher. Sie können sogar selbst sofort benachrichtigt werden, wenn die Datei empfangen wurde.

Dokumente sicher unterschreiben

Was fast alle PDF Bearbeiter gemeinsam haben, ist dass man mit ihrer Hilfe PDF Dokumente unterschreiben kann. Die elektronische Unterschrift erspart Ihnen so also das lästige und aufwendige Ausdrucken und Einscannen einer Original Datei, nur um sie mit einer Unterschrift zu versehen. So sparen Sie nicht nur wertvolle Zeit, sondern auch Kosten, Papier und Mühe.Die besten besten PDF Systeme haben eine integrierte Funktion, um elektronische Unterschriften zu setzen, wenn sie aber keine haben, kann das auch eingebaut werden. Viele solcher Systeme haben hervorragende Sicherheitsfunktionen und halten sich an Sicherheitsmaßnamen, sodass die Authentizität Ihres Dokuments und Ihrer Unterschrift gewährt sind.Sobald das Dokument unterschrieben ist, können Sie es mit Kollegen teilen, um so schneller Resultate zu erzielen. Sie müssen sich also nicht mehr darauf verlassen, dass die Dokumente per Hand überliefert und unterschrieben werden.

Mit anderen zusammenarbeiten

Es kann sehr mühsam sein, geschäftliche Dokumente, wie Verträge, Leasingverträge, Vereinbarungen, Fortschrittsberichte und Finanzberichte usw. zu erstelen, besonders wenn viele Kollegen im Prozess mit einbezogen werden. Es ist sehr wichtig, sich fehlerfrei auszudrücken, da Ungenauigkeiten verheerende Konsequenzen mit sich ziehen können. So ist es gängig, dass diese Dokumente oftmals korrekturgelesen werden, bevor sie abgegeben oder gar unterschrieben werden. Es würde viel zu lange dauern, diese Dokumente persönlich jeder Person zum Korrekturlesen vorzulegen. Auch hier kann PDF nützlich sein.Mit einem PDF Bearbeiter können Sie dieses Problem elegant umgehen. Nutzer können das Dokument online abrufen, prüfen und weiterleiten. Fehler können farbig hervorgehoben oder direkt vebessert werden, ohne auf Rückmeldungeen warten zu müssen. Die meisten PDF System beinhalten bereits eine Rechtschreibprüfung, sodass Fehler schnell vermieden und verbessert werden. Die Zusammenarbeit wird durch PDF schnell, einfach und produktiv.

PDF hat eine lange Lebensdauer

Man könnte eine sehr lange Liste mit all den Vorteilen von PDF Software für Unternehmen schreiben. Das Format vereinfacht das Senden, Empfangen und Lesen von allen Dokumente. Zudem ist es dadurch schneller und praktischer. PDF funktioniert auf jedem Gerät und auf jeder Plattform. Beim Lesen wird das Format, die Ausrichtung und die Strucktur des Dokumentes beibehalten, ob Sie es am Handy oder Computer anschauen.In einem im Jahr 2018 veröffentlichten Artikel über die Geschichte des PDF wurde aufgezeichnet, wie das Format an Beliebtheit und Interesse zugenommen hat. Es wird noch wohl für die nächsten 50 Jahre relevant bleiben, um Dateien umzuwandeln und zu speichern. PDF hat einen sicheren Platz in der geschäftlichen Welt und wird dort eine Weile verbleiben.Aufgrund der vielen verfügbaren PDF Systeme, sowohl kostenlos als auch kostenpflichtig erkennt man die stetig steigende Nutzung des Formates. Es ist eindeutig, dass PDF die Zukunft der Verwaltung von Dokumenten ist, da sich fast alle Unternehmen und Organisationen auf das System verlassen, um Dokumente zu verwalten und zu teilen. PDF ist natürlich nicht nur auf die geschäftliche Welt limitiert. Das Format lässt sich für alle möglichen Situationen verwenden wie Bildung, Forschung und persönliche Zwecke.Experten gehen davon aus, das kein anderes System PDF ersetzen wird, da es ein sicheres Format ist. Obwohl andere Formate auch vermehrt benutzt werden ist PDF ganz eindeutig das am meisten benutze Programm – heute und auch zukünftig. Es ist also nicht mehr optional, in ein PDF System zu investieren – es ist eine Notwendigkeit.